Sunday, December 31, 2006

பொறுப்பு பகிர்தல்

'அகலாது அணுகாது தீக்காய்வார் போல்க '

என்று அரசர்களுடன் உறவாடுபவர்களுக்கு திருவள்ளுவர் சொல்லியிருப்பார். பொறுப்புகளைப் பகிர்ந்து கொள்வதிலும் இந்த நினைவு வரும் எனக்கு. எல்லா வேலைகளையும் தலை மேல் தூக்கிப் போட்டுக் கொண்டு செய்து கொண்டிருந்தால் கூட வேலை செய்து கொண்டிருப்பவர்கள் கற்றுக் கொள்ளவும் முடியாது, நிறுவனமும் வளர முடியாது. பொறுப்புகளை முற்றிலும் கீழே தள்ளி விட்டு விட்டால் நாம் நினைத்த அளவுக்கு பணிகள் சரியாக முடியாது.

இதற்கு மருந்தாக 7 Habits of Effective People என்ற நூலில் ஸ்டீபன் கோவி பொறுப்புப் பகிர்தல் பற்றிய விதிகளை விளக்கியிருப்பார். பொறுப்புகளை ஒருவரிடம் ஒப்படைக்கும் போது மூன்று காரணிகளைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்:
  • தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட முடிவு, இலக்கு
  • வேலையைச் செய்து முடிக்கத் தேவையான பயிற்சி
  • வேலையில் முடிவுகளைக் கண்காணிக்க வழிமுறை
எங்கள் அலுவலகத்தில் கோப்புகளை ஒரே இடத்தில் சேமித்து கணினி வலையமைப்பு மூலமாக எல்லோருக்கும் தேவைப்படும்போது அவற்றை கிடைக்கும் படி செய்வது ஒரு பணி. இதன் நோக்கங்கள், முடிவுகள்:
  1. ஒவ்வொரு கோப்புக்கும் ஒரு சேமிப்பு இடம் இருக்க வேண்டும், அந்த இடத்தில் மட்டும்தான் அது சேமிக்கப்பட வேண்டும்.
  2. யாருக்கும் எந்தக் கோப்பை உருவாக்க வேண்டுமோ அதை சரியான இடத்தில் சேமிக்கும் வழிமுறையும் வசதியும் இருக்க வேண்டும்.
  3. கோப்புகளை தினமும் நகலெடுத்து சேமிப்பதன் மூலம் கணினிக் கோளாறு மூலமான இழப்புகளைத் தவிர்க்க வேண்டும்.
இதை நிறைவேற்ற ஒருவரைத் தேர்ந்தெடுக்கிறோம். அவரிடம் இந்த நோக்கங்களை விவாதித்து தெளிவாகப் புரிய வைத்து நமது எண்ணமும் அவரது புரிதலும் ஒரே மாதிரி இருக்கிறது என்று உறுதி செய்து கொள்ள வேண்டும்.

இரண்டாவதாக, இந்த நோக்கங்களை அடைவதற்கான வேலைகளைச் செய்யத் தேவையான அறிவும், திறமையும் அவருக்கு அளிக்கப்பட வேண்டும். அதற்கான பயிற்சிகள் வழங்கப்பட வேண்டும்.
  1. கணினி வலையமைப்பு மூலமாக கோப்புகளைப் பகிர்ந்து கொள்ளும் தொழில் நுட்பம்
  2. கோப்புகளை காப்புசேமிப்பு (backup) செய்யும் வழிமுறைகள்
  3. எல்லோருக்கும் விதிமுறைகளை அறிவிக்கும் முறை பற்றிய தெளிவு
இந்த மூன்றுமே அவருக்கு வழங்கப்பட்டால்தான் அவரால் வேலையைத் திறம்பட முடித்து முடிவுகளைக் காட்ட முடியும்.

மூன்றாவதாக, கொடுத்த பொறுப்பிலிருந்து எதிர்பார்க்கும் முடிவுகள் கிடைக்கின்றனவா என்று அவ்வப்போது கண்காணிக்கும் முறை ஒன்றை உருவாக்க வேண்டும்.

வாரத்துக்கு ஒரு முறை கோப்புகள் எப்படி சேமிக்கப்பட்டுள்ளன, காப்புசேமிப்பு எப்படி நடந்து கொண்டிருக்கிறது, இவற்றைப் பற்றிய புரிதல் எப்படி உருவாகியிருக்கிறது என்பதை அவர் நமக்குக் காட்ட வேண்டும் என்று அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

சிறிது காலம் போன பிறகு இந்த கண்காணித்தலை மாதத்துக்கு ஒரு முறை என்று மாற்றி விடலாம். அவருக்கு முழுப் பொறுப்பு வரும் வரை கண்காணிப்பை மனதில் வைத்துக் கொண்டே இருக்க வேண்டும்.

இதைப் போலவே, மென்பொருள் பயன்பாட்டை சோதனை செய்யும் பொறுப்பு, அலுவகலகத்தில் பயன்பாடுகளை இயக்கும் கணினியை பராமரிக்கும் பொறுப்பு, இணையத்தில் பயன்பாடுகளை இயக்கும் கணினியைப் பராமரிக்கும் பொறுப்பு இவற்றுக்கும் வரையறை செய்யலாம்.

A. மென்பொருள் பயன்பாட்டைச் சோதனை செய்தல்
இலக்கு
வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பும் போது பயன்பாட்டில் பழுதுகளே இருக்கக் கூடாது. வரையறுக்கப்பட்ட பத்து ஆவணங்கள், பத்து அறிக்கைகள், பத்து விவரம் பெறும் பக்கங்களில் எந்த குறைபாடும் இருக்கக் கூடாது.

தேவைப்படும் திறமைகள
அ. பயன்பாடு எப்படி இயங்குகிறது என்ற அறிவு
ஆ. ஒவ்வொரு ஆவணம், அறிக்கை, பக்கத்தின் நோக்கம்
இ. பழுதுகளைக் கண்டுபிடிக்கும் வழிமுறைகள்

கண்காணிப்பு
ஒவ்வொரு வாரமும், நம்முடைய பிரதான நிரல் வங்கியில் மேற்சொன்ன காரணிகளை பரிசோதித்துப் பார்ப்பது.

B. அலுவலகப் பயன்பாட்டுக் கணினியை பராமரித்தல்
இலக்கு
அலுவலகத்தில் நிர்வாகத்துக்காகவும், மென்பொருள் உருவாக்கத்துக்காகவும் பயன்படுத்தப்படும் பயன்பாடுகள் அனைத்தும் ஒரே கணினியில் சரிவர வடிவமைக்கப்பட்டு தேவைப்படும் போது கிடைக்க வேண்டும்.
தேவைகள்
பயன்பாடுகளின் பட்டியல்
கண்காணிப்பு
வாரத்துக்கு ஒரு முறை எல்லாப் பயன்பாடுகளும் சரிவரச் செயல்படுகின்றனவா என்று பார்த்தல்

Tuesday, December 26, 2006

திட்டங்களும் நடைமுறை மாற்றங்களும்

ஒரு நிறுவனத்தின் தீர்மானிக்க முடியாத காரணி பணி புரியும் ஊழியர்கள்தாம். டால்ஸ்டாயின் போரும் அமைதியும் நூலில், பிற்சேர்க்கை பிரிவில் கதையின் பாத்திரங்கள் அமைதியான வாழ்க்கையில் தத்தமது வேலைகளைப் பார்க்கிறார்கள். அவர்களுள் மேரியை கைப்பிடித்துக் கொண்ட நிக்கோலஸ், அவளது சொத்தாக வந்த நிலங்களை பராமரிக்கும் பணியில் ஈடுபடுகிறான்.

'அவனுக்கு நவீன பயிரிடும் முறைகளில் நம்பிக்கை இல்லை. இங்கிலாந்திலும் ஐரோப்பாவிலும் அப்போது செய்யப்படுவதாகக் கூறப்பட்ட பரிசோதனைகளில் அவன் கருத்தைத் திருப்புவதேயில்லை. அவனது ஆர்வம் எல்லாம் ரஷ்யக் குடியானவனின் மீதுதான்'

அப்போதிருந்த சமூக அமைப்பின் கீழ், ஒவ்வொரு பண்ணையிலும் பல குடியானவர்கள் கூட்டாக வாழ்ந்து வருவார்கள். பண்ணையாரின் நிலத்தைத் தவிர்த்து ஒவ்வொரு விவசாயியும் சொந்தமாகவும் பயிரிட்டு வருகிறான்.

'நிக்கோலஸ் தனது நிலத்தை விட தனக்குக் கீழ் வசிக்கும் குடியானவர்களின் நிலத்து வேலைகளில் அதிக கவனம் செலுத்துவான். அவர்களது பயிர் சரியான நேரத்தில் அறுவடை செய்யப்பட்டு அவர்கள் வீடுகளுக்குள் போய்ச் சேருகிறதா என்பதில் தனது பயிர் வேலைகள் அளவுக்கு அக்கறை காட்டுவான். அந்த வட்டாரத்திலேயே அவனது விவசாய வேலைகளைப் போல துரிதமாக செம்மையாக நடந்து முடியும் பண்ணை வேறு எதுவுமே கிடையாது என்று சொல்லலாம்'

'அவர்தான் பண்ணையார். குடியானவனின் பயிரைத் தன்னுடைய பயிரைப் போலப் பார்த்துக் கொள்வார். ஆனால், அவரிடம் யாரும் வாலாட்டவும் முடியாது, ஒட்ட நறுக்கி விடுவார். சுருக்கமாகச் சொல்லப் போனால் அவர் உண்மையான பண்ணையார் - இப்படிப் பேசிக் கொள்வார்கள் நிக்கோலஸுக்குப் பணி புரியும் குடியானவர்கள். நிக்கோலஸின் காலத்துக்குப் பிறகும் குடியானவர்கள் மத்தியில் இந்தப் புகழ் வெகு காலம் பேசப்பட்டு வந்தது. அவனது காலத்தில் பக்கத்து பண்ணையின் குடியானவர்ள் தம்மை விலைக்கு வாங்கிக் கொள்ளுமாறு அவனிடம் வந்து வேண்டிக் கொள்வார்கள்'

மற்ற காரணிகளை அளந்து வகைப்படுத்தி வீணாக்கலைக் குறைத்து சிறப்பாக பயன்படுத்த வழி செய்து கொள்ளலாம். அடிமை முறையின் கீழ் வேலை பார்க்கும் போது கூட ஒவ்வொருவருக்கும் சுயவிருப்பம் என்ற காரணி வேறு எவராலும் பாதிக்கப்படாத தூரத்தில் இருக்கிறது. குறிப்பிட்ட சட்ட திட்டங்களுக்குக் கட்டுப்பட்டு வேலை பார்க்க வந்து விட்டாலும், என்ன செய்ய வேண்டும், எப்படி செயல்பட வேண்டும் என்ற கடைசி முடிவை திட்டமாக அளந்து மட்டுப்படுத்தி விட முடியாது.

ஒரு வணிக நிறுவனத்தின் குறிக்கோள் என்ன? பணம் ஈட்டுதல். உள்ளே எடுத்துக் கொள்ளும் பொருட்களின் மதிப்பைக் கூட்டி கூடுதல் விலைக்கு வெளியே விற்று செலவுகள் எல்லாம் போக மீதியை ஆதாயமாக கொள்ளுதல் நிறுவனத்தின் அடிப்படைச் செயல்பாடு.

ஒரு புது வீட்டுக்குப் போனதும், காலையில் பால் போட ஏற்பாடு, செய்தித் தாள் போட சொல்லி விடுவது, வீட்டு வேலைகளைச் செய்ய வேலைக்கார அம்மாவை அமர்த்துவது, சமையல் வாயு இணைப்புப் பெற்றுக் கொள்வது, பக்கத்தில் துணி தேய்க்க கடை எங்கு இருக்கிறது என்று துப்பு துலக்குவது, பொருட்கள் வாங்க வசதியான கடை எது என்று கண்டறிவது என்று பல சிறு வேலைகள் காத்திருக்கும். இந்த நேரத்தில், மாற்றங்களை எல்லாம் ஏற்றுக் கொண்டு சமாளிக்கும் பக்குவம் இல்லா விட்டால் எல்லாவற்றையும் திறம்பட முடிக்க முடியாது.

குடும்பத்தின் தலைவி இதை எல்லாம் முடிவு செய்தவுடன், காலையில் பால் வாங்குவதற்கு அட்டையுடன் ஒரு தெரு தள்ளி இருக்கும் பால் மையத்தில் காலையில் ஐந்தரை மணிக்குப் போய் வாங்கி வருவதை வயதான மாமனார், அல்லது பதின்ம வயது மகன் ஏற்றுக் கொள்கிறார்கள். மாதம் தோறும் அட்டையைப் புதுப்பிக்க ஏற்பாடு செய்வது குடும்பத்தலைவரின் வேலை.

இந்த ஏற்பாட்டின் படி பாலை தினமும் வாங்கி வரும் சிறுவனுக்கு, 'எத்தனை மணிக்கு எழுந்திருக்க வேண்டும், எவ்வளவு நேரம் காத்திருக்க வேண்டும்' என்று திட்டத்தைச் செயல்படுத்த முடிவுகள் எடுக்க வேண்டியிருக்கிறது. திட்டம் குலைந்து ஒரு நாள் பால் வண்டி வராமலேயே போய் விட்டால் அவன் மண்டையைக் குழப்பிக் கொள்ளப் போவதில்லை. நேராக அம்மாவிடம் போய், இன்றைக்கு பால் வரவில்லை என்று சொல்லி விட வேண்டியதுதான். மாற்று ஏற்பாடு என்ன என்று யோசித்து உத்தரவு கொடுக்க வேண்டியது அவர் தலைவலி.

அம்மாவின் மனதில் 'அப்பாடா எல்லாம் ஏற்பாடு செய்தாகி விட்டது, இனிமேல் நிம்மதியாக வேறு வேலைகளைப் பார்க்கலாம்' என்று முழு விடுப்பு கிடைக்கவே செய்யாது. எந்த நேரத்திலும் திட்டக் குலைவுகளுக்குத் தயாராக இருக்கும் மனநிலையும் அதைச் சமாளிக்கும் பக்குவமும் வேண்டும். இதனால் தொடர்ச்சியான மன அழுத்தமும் இருந்து வரும்.

இதே நிலைதான் ஒரு நிறுவனத்தை மேலாளுவதிலும். புதுக் கணினிகளை வாங்கிக் கொள்ளலாம். உயர்தர இயந்திரங்களை வாங்கி அமைத்து விடலாம். பணி புரியும் ஊழியர்களுக்கான வழிமுறைகளை வகுத்த விடலாம். ஆனாலும் ஒவ்வொரு நாளும் மாறி வரும் சூழலுக்கு ஏற்ப, தொடர்புடைய எல்லா மனிதர்களின் நடவடிக்கைகளுக்கு ஏற்ப தமது திட்டங்களையும் வழிகாட்டலையும் மாற்றிக் கொண்டே இருக்க வேண்டிய தேவை நிறுவனத்தின் தலைமைக்கு.

ஒரு இயந்திரத்தை நிறுவிக் கட்டுப்பாடுகளை அமைத்து விட்டால் யாராவது இடையூறு செய்யும் வரை அது ஓடிக் கொண்டே இருக்கும். உயிரற்ற காரணிகள் எல்லாவற்றுக்கும் விதிமுறைகளின் கீழ் ஒரே மாதிரியாகச் செயல்பட வழி வகுத்துக் கொடுத்து விடலாம். தன்னிச்சையாகச் செயல்படக் கூடிய ஊழியர்களை நேரடியாகக் கையாளும் போதோ, இயந்திரம், மூலப் பொருட்களில் மனித முயற்சியால் செய்ய வேண்டிய அமைப்புகளை திட்டமிடும் போதோ 'இப்படித்தான் நடக்கும்' என்று உறுதியாக நம்ப முடியாமல் யாராலும் தீர்மானிக்க முடியாத ஒரு காரணி வந்து சேர்கிறது.

வெற்றிகரமாக நடக்கும் நிறுவனங்களை வேறுபடுத்திக் காட்டும் முக்கிய காரணி அங்கு வேலை பார்க்கும் ஊழியர்களின் மனநிலைதான். எங்கெல்லாம் பணி புரியும் சூழல் மகிழ்ச்சியாக, இயல்பாக, ஊழியர்களை ஊக்கப்படுத்தும் வண்ணம் இருக்கிறதோ, இயல்பான போக்கை ஊக்குவித்து, அதற்குத் தடையானவற்றை நீக்கி விட்ட சூழல் நிகழ்கிறதோ, அங்கிருந்து வெளிவரும் பொருட்கள்/சேவை உலகத்தரம் வாய்ந்ததாக இருக்கும்.

மேலாண்மை படித்த உயர் மேலாளர்கள் உட்கார்ந்து மூன்றாண்டு, ஓராண்டு, அடுத்த மாதத் திட்டங்களை எண்களை நிரப்பித் தயாரித்தாலும், கணினியில் நிரல் எழுதக் கூடிய மென்பொருள் உருவாக்கும் பொறியாளர், வாடிக்கையாளரைத் தொடர்பு கொள்ளும் சேவைப் பிரிவு ஊழியர். புதிய வாய்ப்புகளை அடையாளம் கண்டு கொள்ள முயலும் விற்பனைப் பிரிவு அலுவலர் இவர்களதான் எவ்வளவு பெரிய திட்டத்தையும் நடத்திக் காட்ட வேண்டியவர்கள்.

ஒரு நிறுவன அமைப்பின் முழு நோக்கமும் களப்பணியை ஆற்றும் மக்களுக்கு எப்படி வசதிகள் செய்து கொடுத்து அவர்கள் சந்திக்கும் தடைகளை நீக்கி ஒவ்வொரு நாளும் சரியான மனநிலையுடன், எரிச்சல்கள் இல்லாமல் தான் செய்ய வேண்டிய வேலையை செய்ய உதவுகிறோம் என்பதிலேயே இருக்க வேண்டும்.

இரண்டு ஆண்டுகளுக்கு முன்பு எங்கள் நிறுவனத்தில் மதிய உணவு எல்லோருக்கும் அலுவலகத்திலேயே வழங்க ஏற்பாடு செய்தோம். அப்போது புதிதாக மாறியிருந்த அலுவலகத்தின் அருகில் சாப்பிடும் விடுதிகள் எதுவும் இல்லை. 'ஒவ்வொருவராக இரண்டு மூன்று கிலோமீட்டர் போய்ச் சாப்பிட்டு வருவதை விட மொத்தமாக வாங்கி வந்து விடலாம். ஒதுங்கிய இடத்தில் அலுவலகத்தை மாற்றியதால் மிச்சமாகும் வாடகைப் பணத்தை இந்த வகையில் செலவிடலாம்' என்று முடிவெடுத்தோம்.

ஆரம்பத்தில் பதினொன்றரை மணிக்கே ஒருவர் எத்தனை பேருக்கு சாப்பாடு வேண்டும் என்று முடிவு செய்து, ஒரு மணி போலக் கடைக்குச் சென்று சாப்பாடு வாங்கி வந்து விடுவார். பத்து பேர் அலையா விட்டாலும் ஒருவருக்கு அந்தக் கவலையும் தினசரித் திட்டமிடலும் இருந்தது. கணினியில் உட்கார்ந்து மும்முரமாக நிரல் எழுதிக் கொண்டிருக்கும் ஒருவர் மதியச் சாப்பாட்டைப் பற்றியும் திட்டமிட்டுக் கொண்டிருந்தால் அவரது கவனம் சிதறி விடும். ஒன்றரை மணிக்கு பசி எடுக்கும் நேரத்தில் சாப்பிட உணவு கிடைக்கும் என்ற உறுதி இருந்தால் பெரும் மனக் கவலை அவர் கையை விட்டுப் போய் விடுகிறது.

காலையில் வேலைக்குப் போகும் மகன்/மகளுக்குச் மதிய உணவும் சமைத்து பாத்திரத்தில் அடைத்து அனுப்பி வைக்க வேண்டும் என்ற கட்டாயம் இல்லாமல் நிறுவனத்திலேயே தரமான சாப்பாடு கிடைக்கிறது என்று தெரிந்தால் வேலைக்குக் கிளம்பும் போது மனத்தை உழப்பக் கூடிய ஒரு பெரிய காரணி இல்லாமல் போய் விடுகிறது.

'சாப்பாடு கட்டியாச்சாம்மா, தினசரி இதாலே நேரமாகிறது.'
'இன்னைக்கு கேஸ் தீர்ந்து போச்சு, வெளியே சாப்பாட்டைப் பார்த்துக்கோ'
'இன்னைக்கு கொஞ்சம் முடியலை, இருப்பதை வச்சு சமாளிச்சுக்கோ'

என்று மனதுக்குக் கடுப்பேற்றும் நிகழ்ச்சிகள் முற்றிலும் தடுக்கப்பட்டு விடும். வேலைக்குப் போவதால்தானே மதிய உணவு கட்டிக் கொண்டு வர வேண்டியிருக்கிறது. அந்தப் பணியால் பலன் பெறும் நிறுவனமே அதற்கான ஏற்பாட்டைச் செய்து விட்டால் வேலை செய்பவர்களுக்கு வேலையில் முழுக் கவனமும் இருக்கும்.

இதையே எடுத்துக் கொண்டு பார்த்தால் தரமான கணினி வசதிகள், சிக்கலற்ற உள்ளுறை மற்றும் இணைய இணைப்புக்கள், தேவைப் படும் போது குடிக்க பானங்கள் என்று ஒவ்வொரு தேவைகளையும் நிறைவேற்றி விட்டால் அந்த நிறுவனத்தில் நடைபெறும் பணியின் தரம் உயர்வாக இருக்கும்.