பொறுப்பு பகிர்தல்

'அகலாது அணுகாது தீக்காய்வார் போல்க '

என்று அரசர்களுடன் உறவாடுபவர்களுக்கு திருவள்ளுவர் சொல்லியிருப்பார். பொறுப்புகளைப் பகிர்ந்து கொள்வதிலும் இந்த நினைவு வரும் எனக்கு. எல்லா வேலைகளையும் தலை மேல் தூக்கிப் போட்டுக் கொண்டு செய்து கொண்டிருந்தால் கூட வேலை செய்து கொண்டிருப்பவர்கள் கற்றுக் கொள்ளவும் முடியாது, நிறுவனமும் வளர முடியாது. பொறுப்புகளை முற்றிலும் கீழே தள்ளி விட்டு விட்டால் நாம் நினைத்த அளவுக்கு பணிகள் சரியாக முடியாது.

இதற்கு மருந்தாக 7 Habits of Effective People என்ற நூலில் ஸ்டீபன் கோவி பொறுப்புப் பகிர்தல் பற்றிய விதிகளை விளக்கியிருப்பார். பொறுப்புகளை ஒருவரிடம் ஒப்படைக்கும் போது மூன்று காரணிகளைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்:

• தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட முடிவு, இலக்கு
• வேலையைச் செய்து முடிக்கத் தேவையான பயிற்சி
• வேலையில் முடிவுகளைக் கண்காணிக்க வழிமுறை
  

எங்கள் அலுவலகத்தில் கோப்புகளை ஒரே இடத்தில் சேமித்து கணினி வலையமைப்பு மூலமாக எல்லோருக்கும் தேவைப்படும்போது அவற்றை கிடைக்கும் படி செய்வது ஒரு பணி. இதன் நோக்கங்கள், முடிவுகள்:

1. ஒவ்வொரு கோப்புக்கும் ஒரு சேமிப்பு இடம் இருக்க வேண்டும், அந்த இடத்தில் மட்டும்தான் அது சேமிக்கப்பட வேண்டும்.
2. யாருக்கும் எந்தக் கோப்பை உருவாக்க வேண்டுமோ அதை சரியான இடத்தில் சேமிக்கும் வழிமுறையும் வசதியும் இருக்க வேண்டும்.
3. கோப்புகளை தினமும் நகலெடுத்து சேமிப்பதன் மூலம் கணினிக் கோளாறு மூலமான இழப்புகளைத் தவிர்க்க வேண்டும்.
   

இதை நிறைவேற்ற ஒருவரைத் தேர்ந்தெடுக்கிறோம். அவரிடம் இந்த நோக்கங்களை விவாதித்து தெளிவாகப் புரிய வைத்து நமது எண்ணமும் அவரது புரிதலும் ஒரே மாதிரி இருக்கிறது என்று உறுதி செய்து கொள்ள வேண்டும்.

இரண்டாவதாக, இந்த நோக்கங்களை அடைவதற்கான வேலைகளைச் செய்யத் தேவையான அறிவும், திறமையும் அவருக்கு அளிக்கப்பட வேண்டும். அதற்கான பயிற்சிகள் வழங்கப்பட வேண்டும்.

1. கணினி வலையமைப்பு மூலமாக கோப்புகளைப் பகிர்ந்து கொள்ளும் தொழில் நுட்பம்
2. கோப்புகளை காப்புசேமிப்பு (backup) செய்யும் வழிமுறைகள்
3. எல்லோருக்கும் விதிமுறைகளை அறிவிக்கும் முறை பற்றிய தெளிவு
   

இந்த மூன்றுமே அவருக்கு வழங்கப்பட்டால்தான் அவரால் வேலையைத் திறம்பட முடித்து முடிவுகளைக் காட்ட முடியும்.

மூன்றாவதாக, கொடுத்த பொறுப்பிலிருந்து எதிர்பார்க்கும் முடிவுகள் கிடைக்கின்றனவா என்று அவ்வப்போது கண்காணிக்கும் முறை ஒன்றை உருவாக்க வேண்டும்.

வாரத்துக்கு ஒரு முறை கோப்புகள் எப்படி சேமிக்கப்பட்டுள்ளன, காப்புசேமிப்பு எப்படி நடந்து கொண்டிருக்கிறது, இவற்றைப் பற்றிய புரிதல் எப்படி உருவாகியிருக்கிறது என்பதை அவர் நமக்குக் காட்ட வேண்டும் என்று அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

சிறிது காலம் போன பிறகு இந்த கண்காணித்தலை மாதத்துக்கு ஒரு முறை என்று மாற்றி விடலாம். அவருக்கு முழுப் பொறுப்பு வரும் வரை கண்காணிப்பை மனதில் வைத்துக் கொண்டே இருக்க வேண்டும்.

இதைப் போலவே, மென்பொருள் பயன்பாட்டை சோதனை செய்யும் பொறுப்பு, அலுவகலகத்தில் பயன்பாடுகளை இயக்கும் கணினியை பராமரிக்கும் பொறுப்பு, இணையத்தில் பயன்பாடுகளை இயக்கும் கணினியைப் பராமரிக்கும் பொறுப்பு இவற்றுக்கும் வரையறை செய்யலாம்.

A. மென்பொருள் பயன்பாட்டைச் சோதனை செய்தல்
இலக்கு
வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பும் போது பயன்பாட்டில் பழுதுகளே இருக்கக் கூடாது. வரையறுக்கப்பட்ட பத்து ஆவணங்கள், பத்து அறிக்கைகள், பத்து விவரம் பெறும் பக்கங்களில் எந்த குறைபாடும் இருக்கக் கூடாது.

தேவைப்படும் திறமைகள்
அ. பயன்பாடு எப்படி இயங்குகிறது என்ற அறிவு
ஆ. ஒவ்வொரு ஆவணம், அறிக்கை, பக்கத்தின் நோக்கம்
இ. பழுதுகளைக் கண்டுபிடிக்கும் வழிமுறைகள்

கண்காணிப்பு
ஒவ்வொரு வாரமும், நம்முடைய பிரதான நிரல் வங்கியில் மேற்சொன்ன காரணிகளை பரிசோதித்துப் பார்ப்பது.

B. அலுவலகப் பயன்பாட்டுக் கணினியை பராமரித்தல்
இலக்கு
அலுவலகத்தில் நிர்வாகத்துக்காகவும், மென்பொருள் உருவாக்கத்துக்காகவும் பயன்படுத்தப்படும் பயன்பாடுகள் அனைத்தும் ஒரே கணினியில் சரிவர வடிவமைக்கப்பட்டு தேவைப்படும் போது கிடைக்க வேண்டும்.
தேவைகள்
பயன்பாடுகளின் பட்டியல்
கண்காணிப்பு
வாரத்துக்கு ஒரு முறை எல்லாப் பயன்பாடுகளும் சரிவரச் செயல்படுகின்றனவா என்று பார்த்தல்